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10 suggerimenti per fatturare professionalmente i tuoi clienti freelance

Ammettiamolo, mentre ricevere denaro può essere molto avvincente, la fatturazione è un incubo totale per i freelance, in particolare per i designer con talento artistico. Tuttavia, il lato veritiero del business freelance è che non solo hai bisogno delle tue capacità progettuali per avere successo, ma gestisci con attenzione e saggiamente la fatturazione per farti andare liscio senza problemi dal punto di vista finanziario, o frustrazione dal lato client.

Parliamo di professionalità, ma in realtà tutto ciò che serve è farlo nel modo giusto. Scegliendo il software di fatturazione corretto, implementa le giuste politiche e il metodo di addebito, chiedendo un metodo di pagamento corretto, gestisci il record della fattura giusto, questo articolo tratta di condividere i giusti suggerimenti per fare la corretta fatturazione. Apprendi quindi dai suggerimenti, quindi sei sulla strada giusta per fare la cosa giusta e, soprattutto, la fatturazione professionale. Dettaglio completo dopo il salto!

1. Utilizzo del software di fatturazione corretta

La prima cosa che devi fare quando prepari le fatture per i tuoi clienti è selezionare un buon software di fatturazione . Sul mercato sono disponibili numerosi software di fatturazione che ti aiuteranno a creare fatture convincenti, quindi probabilmente non dovrai preoccuparti di scegliere quello giusto.

È preferibile utilizzare un software di fatturazione online poiché ti aiuterà a rintracciare facilmente i tuoi clienti e la somma di denaro che ti è dovuta. Alcuni software di fatturazione sono a pagamento mentre altri sono gratuiti. Indipendentemente dal software che decidi di utilizzare, assicurati che soddisfi tutte le tue esigenze con le funzionalità richieste.

Di seguito sono riportati alcuni ottimi consigli:

  • Freshbooks
  • LessAccounting
  • Blinksale

In alternativa è possibile controllare il nostro dettagliato post - Top Invoice & Accounting per i Freelance Designers.

2. Vieni con le tue politiche

È normale voler essere pagato dopo aver lavorato per un cliente. Tuttavia, nel mondo reale non tutti i clienti pagano in tempo . Come graphic designer freelance, ti imbatterai in clienti testardi che pagano metà dell'importo e poi spariscono. Alcuni dei tuoi clienti si rifiuteranno persino di pagarti. Per ridurre al minimo le occorrenze di tali casi, è necessario elaborare politiche relative ai pagamenti .

(Fonte immagine: Fotolia)

Come parte delle tue politiche di lavoro, dovresti prendere in considerazione i seguenti fattori:

  • Quale modalità di pagamento utilizzerai: contanti, assegni o carte di credito?
  • Quanto dovrebbe pagare il cliente come acconto?
  • Inizierai il lavoro senza pagamenti?
  • Quanti giorni aspetteresti prima che il cliente paghi?
  • Hai intenzione di imporre sanzioni per i pagamenti in ritardo?
  • Quando il cliente riceverà il lavoro finale, prima o dopo aver effettuato i pagamenti?

Tieni presente che queste politiche non sono scritte in pietra ma fungono solo da linea guida. Ci saranno occasioni in cui sarai costretto a essere flessibile e ad apportare modifiche alle tue politiche per accogliere un cliente.

3. Attenersi alle proprie politiche

I clienti non amano le sorprese . Consenti ai clienti di conoscere le tue politiche, compresa la struttura dei prezzi. Dovrebbero anche essere informati se vengono apportate modifiche alle politiche.

(Fonte dell'immagine: CodyYoung)

I clienti possono rifiutarsi di pagare o essere inclini a pagare in ritardo se sono sorpresi da qualsiasi informazione sulle fatture. Come designer grafico freelance, devi sviluppare un rapporto di fiducia con i tuoi clienti, rendendo così tutto chiaro sulle tue politiche che non solo ti daranno più fiducia nei clienti, ma anche più posti di lavoro per te.

4. Pensa alle tue spese

Hai sentito che la prima regola del pricing non è mai sottocarica . Questo è così vero. I tuoi prezzi devono essere in linea con quelli dei tuoi concorrenti. Non osare quotare i prezzi più bassi per attirare i clienti.

(Fonte immagine: Fotolia)

Il motivo è che se sottovaluti i tuoi servizi, è più probabile che attiri clienti a basso costo che ti danno lavori lunghi e noiosi e poi spariscono senza nemmeno pagare un centesimo. Decidi anche il metodo di determinazione del prezzo . Determinare se si fisseranno i prezzi in base al lavoro svolto o all'ora, informare il cliente in modo che non abbiano dubbi su come addebitare.

5. Includi servizi e costi

Tutte le fatture devono indicare chiaramente i servizi resi e l' importo addebitato . Ciò rende più facile per i clienti capire a cosa viene chiesto di pagare. Ciò aiuterà anche te e il cliente a monitorare ciò che è già stato pagato e l'importo in sospeso, mantenendo così una registrazione aggiornata dei pagamenti e delle attività completate.

(Fonte immagine: Fotolia)

Inoltre, si noti che la maggior parte dei grafici freelance preferisce che i propri clienti paghino in anticipo prima di iniziare il progetto. Pertanto, quando si crea una fattura, si indica chiaramente se il pagamento è per l'intero o parte del progetto .

6. Metodi di pagamento accettati

È importante che i clienti sappiano chiaramente quali servizi di pagamento sono stati resi . Alcuni dei tuoi clienti potrebbero essere disposti a pagare in contanti, mentre altri potrebbero essere disposti a scrivere assegni o effettuare pagamenti con carta di credito. Va bene purché tu scelga un metodo che sia accettabile per te e per i tuoi clienti.

Alcune delle opzioni che puoi considerare includono:

  • PayPal
  • Skrill
  • AlertPay

Per la maggior parte dei designer, PayPal è la scelta preferita perché è comoda, veloce e sicura. Ecco un articolo che potrebbe interessarti: 10 domande più frequenti su PayPal.

7. Quando sono pagati i pagamenti?

Molti progettisti grafici freelance non riescono a ricevere pagamenti per progetti eseguiti poiché non informano i loro clienti quando i pagamenti sono dovuti. Assicurati di includere una data di scadenza su ogni fattura inviata per ridurre il verificarsi di pagamenti in ritardo.

Tieni presente che includere le scadenze sulla fattura è utile anche se i tuoi clienti effettuano sempre i pagamenti in tempo, parlando di sicurezza .

8. Includi i tuoi dettagli di contatto

Durante la progettazione della fattura, non dimenticare di includere il nome completo, l'indirizzo, il numero di telefono e l'e-mail . Alcune delle fatture inviate passeranno attraverso diverse persone prima di essere pagate. È molto più facile se la persona che riceve la fattura sa da dove proviene. Inoltre, potrebbero aver bisogno di chiarimenti su alcuni elementi e le tue informazioni di contatto rendono più facile per loro raggiungerti.

(Fonte immagine: Fotolia)

La mancata inclusione delle informazioni di contatto sulla fattura potrebbe comportare ritardi nei pagamenti. I clienti potrebbero anche aver bisogno delle tue informazioni di contatto come parte della loro politica di conservazione dei documenti.

9. Numera le tue fatture

Come libero professionista, dovrai affrontare molti clienti e, nel processo, invierai un sacco di fatture. Pertanto, è necessario trovare un modo per monitorare e organizzare le fatture.

(Fonte immagine: Fotolia)

La maggior parte del software di fatturazione di cui sopra include un sistema di numerazione, che è possibile utilizzare per tenere traccia dei pagamenti. Un buon sistema di numerazione consente di monitorare i pagamenti e tenere traccia dei pagamenti in ritardo o dei clienti che si sono inadempienti. Ti fa semplicemente risparmiare tempo e fatica cercando qua e là, o finendo per fatturare i clienti che hanno già pagato.

10. Mantenere un record di fatture

Ricorda sempre che il backup è il salvatore di tutti i problemi aziendali . È così essenziale che se non riesci a farlo e hai perso il tuo record di fatture, non ci sarà modo di monitorare quali clienti sono stati fatturati e quali no.

(Fonte immagine: Fotolia)

Fai crescere un'abitudine, fai sempre un backup del tuo record di fattura . Puoi fotocopiarli, stamparli o scaricarli nella memoria locale del tuo computer, purché ne possiedi una copia. Memorizza qualsiasi e-mail e lettera relativa alla fattura, quindi quando succede qualcosa, hai sempre un riferimento in più, e ti ringrazierai per tenerli bene.

Bonus: fai Follow Ups

Non tutti i tuoi clienti risponderanno alle tue fatture in tempo. All'avvicinarsi della scadenza, chiedi gentilmente ai clienti se hanno o meno inviato i loro pagamenti. Sì, sii educato quando fai i follow up perché, mentre alcuni clienti sono disposti a pagare, potrebbero semplicemente aver dimenticato i pagamenti.

(Fonte immagine: Fotolia)

Infine, è necessario essere sistematici quando si affrontano problemi di fatturazione sollevati dai clienti. Rispondere in tempo alle preoccupazioni dei tuoi clienti ritrae la tua professionalità e aumenterà la probabilità che ti diano più progetti.

Nota del redattore: questo post è stato scritto da Kevin Harter per Hongkiat.com. Kevin è un graphic designer, blogger regolare e proprietario di Crystalint Media. Quando non si gira il cervello con la nuova tecnologia di progettazione grafica, può essere trovato cercando disperatamente di scrivere un poema!

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