Come aumentare la produttività con l'app Mailbox

Mailbox era in versione beta all'inizio del 2013 e ha avuto un enorme successo da un giorno all'altro. La lista d'attesa era composta da centinaia di migliaia di persone, guardando il timer del conto alla rovescia che ti raggiungeva era divertente! Il marketing e la strategia di prodotto hanno avuto un tale successo che Dropbox li ha acquisiti solo un mese e mezzo dopo la versione beta iniziale.

La premessa di Mailbox è "mettere la posta elettronica al suo posto" . Mentre questo è molto soggettivo - ognuno ha diversi modi di trattare con la posta elettronica - è difficile ignorare le recensioni estremamente positive del prodotto.

Sono stato un utente accanito da quando ho posato gli occhi sulla pagina di solo invito. Finalmente ho ricevuto il mio invito il 6 aprile 2013 e da allora non ho più guardato indietro. In questo articolo condividerò alcune delle utili funzionalità di Mailbox, oltre ad alcuni degli svantaggi che ho trovato .

Interagire con le email

La cassetta delle lettere spicca la testa sopra le altre nel modo in cui ti consente di interagire con le tue e-mail. Sono necessari solo semplici passaggi per archiviare, eliminare, rinviare o aggiungere una e-mail a un elenco. Non è necessario confermare la cancellazione, se si commette un errore, basta scuotere il dispositivo (a meno che non lo si utilizzi su un iMac) per annullare.

Mailbox supporta anche il multi-touch . Puoi scorrere tre e-mail alla volta a destra per archiviarle tutte e tre. È semplice e funziona molto bene. Inizialmente avevo dei dubbi sui colpi lunghi e corti.

Per archiviare, è necessario scorrere verso destra. Per eliminare, è necessario eseguire uno scorrimento più lungo verso destra . Sembra che potrebbe causare problemi, ma nei miei 20 mesi di utilizzo non ho mai mis-swiped. Il lungo swipe parte a circa tre quarti e le code visive rendono tutto molto chiaro.

Come ho detto, il differimento (scorri verso destra) è una delle migliori caratteristiche di Mailbox . Quando rinvii un'email, puoi scegliere alcuni orari preimpostati (più tardi oggi, questa sera, domani, la prossima settimana, ecc.) Oppure puoi scegliere la tua data.

Una volta scelta, l'email scompare dalla tua posta in arrivo su Mailbox su tutti i tuoi dispositivi e anche dalla tua casella di posta Gmail. Viene inserito in una speciale cartella IMAP e verrà rispedito alla tua casella di posta quando sarà il momento.

Una terza opzione è aggiungere una e-mail a un elenco . L'aggiunta di e-mail agli elenchi funziona come il differimento, ma le e-mail non vengono rimesse automaticamente nella posta in arrivo. È possibile creare un numero illimitato di elenchi e aggiungere facilmente e-mail facendo scorrere completamente a sinistra.

Navigare in The Views

Nella parte superiore dell'elenco delle e-mail, Mailbox fornisce icone per navigare tra la tua casella di posta, i tuoi articoli posticipati e i tuoi archivi . La commutazione avanti e indietro è super veloce, il che è ottimo se vuoi dare una rapida occhiata alle tue e-mail in differita imminenti.

Lo scorrimento funziona in tutte le viste, non solo nella Posta in arrivo. Quando guardi le tue email posticipate puoi scorrere a sinistra per rinviare nuovamente (penso di averlo appena inventato), o più a sinistra per aggiungere a una lista. Puoi anche scorrere verso destra per rimetterlo nella tua posta in arrivo manualmente. Le e-mail archiviate possono essere cancellate a destra per eliminarle o rimandarle per reinserirle nella Posta in arrivo o differirle.

Toccando l'icona dell'hamburger, è possibile visualizzare un elenco di luoghi da visitare. Spam, inviati e bozze sono disponibili qui così come la sezione elenchi. Mentre le liste sono una grande caratteristica, in realtà non la uso per essere onesta . Il mio obiettivo con Mailbox è quello di minimizzare la confusione e non crearlo e se inizio a creare liste complicherò troppo le cose.

Di solito li uso per creare una lista "Informazioni". Di solito ho solo 3-4 e-mail come i dettagli del volo, prenotazioni alberghiere e così via. Questo mi dà un facile accesso alle informazioni essenziali ovunque io sia, nessuna ricerca necessaria.

Questo mi porta ad un'altra caratteristica ben oliata: la ricerca. Non ero mai soddisfatto della ricerca nell'applicazione di posta elettronica predefinita, non sembrava mai trovare quello che stavo cercando. La ricerca della casella di posta funziona magnificamente . Per accedere alla ricerca, tira giù la tua casella di posta sotto la parte superiore.

Sembra che esegua ricerche all'interno delle e-mail memorizzate nella cache, il che significa che consente di visualizzare immediatamente alcuni risultati. Dopo un secondo o due, vengono visualizzati i risultati di ricerca provenienti dal server stesso.

Funzionalità avanzate

Gli swip possono essere personalizzati a proprio piacimento . Ad esempio, se preferisci archiviare scorrendo verso sinistra, nessun problema. Non aggiungere mai e-mail a un elenco? Imposta lo sfioramento da sinistra a sinistra per i messaggi stella / non stella.

Un'ottima caratteristica è che puoi impostare ciò che il snooze o il rinvio dello scorrimento fa di default . Puoi scegliere di mostrare il selettore o puoi scegliere un predefinito per impostazione predefinita. È inoltre possibile impostare l'inizio e la fine del giorno lavorativo, che controllerà quando si ricevono e-mail differite fino a domani e fino a quando non si ricevono e-mail "più tardi oggi".

Ci sono molte altre opzioni, suggerisco di navigare attraverso la sezione delle impostazioni dell'applicazione per avere una visione migliore di ciò che può fare.

Il conteggio dei badge

L'icona dell'app - su tutti i dispositivi - mostra un conteggio delle conversazioni che hai nella tua casella di posta. Questo può essere modificato per mostrare "1" per i nuovi messaggi, ma questo tipo di sconfigge lo scopo. Ci sono voluti abituarsi visto che il comportamento standard in altre app è quello di mostrare i messaggi non letti.

Tuttavia, questo era esattamente ciò di cui avevo bisogno, almeno. Potrei avere 100 e-mail che ho letto, la domanda è: devo agire su di loro? Rimandando tutto ciò di cui non ho bisogno per agire e mantenendo tutto ciò di cui ho bisogno per agire nella mia casella di posta, posso usare Mailbox come task manager in modo abbastanza efficace.

Suppongo che questo sarebbe un problema per alcune persone . Sfortunatamente l'unico modo per aggirare questo è cambiare il numero di badge o mostrare "1" per i messaggi non letti.

Cassetta postale su diversi dispositivi

La mia più grande lamentela con Mailbox è stata che fino a poco tempo fa non esisteva la versione desktop . Qualche tempo fa uscì l'app per Android, che permetteva ai nostri amici Android di usare Mailbox, anche la versione per iPad arrivava, ma la versione desktop impiegava molto tempo.

Alcuni mesi fa, ho ricevuto l'invito per desktop beta. Per dirti la verità, è stata un'esperienza assolutamente travolgente - in senso buono. A parte le differenze di interfaccia dovute a una grande differenza nei dispositivi, l'app è esattamente la stessa . Ha un bell'aspetto, è fantastico da usare e ora ho piena bontà Mailbox cross-device.

Una delle mie preoccupazioni per il supporto cross-device era che la sincronizzazione sarebbe stata lenta . Quasi tutte le app che ho utilizzato hanno avuto problemi con un buon supporto cross-device. Il mio cattivo esempio preferito è "Promemoria", che è probabilmente l'applicazione peggiore dal punto di vista della sincronizzazione (e da un numero di altre visualizzazioni).

Per fortuna, Mailbox sembrava aver pensato a cose come la sincronizzazione è perfetta . È fatto dietro le quinte o quando apri l'app. In quest'ultimo caso, ci vogliono circa 3-4 secondi e lo vedi accadere, quindi sai cosa sta succedendo.

The Downsides Of Mailbox

Penso sia ovvio che io sia un fan di Mailbox, ma ha alcuni difetti. La più grande preoccupazione che molte persone hanno è la privacy e bisogna riconoscere che questo è un grosso problema . Mailbox fornisce queste funzionalità tra te e il tuo provider di posta elettronica. Ciò significa che hanno accesso a tutte le tue email.

Penso che sia importante vedere entrambi i lati della medaglia qui. Il motivo per cui possono offrire questo servizio è perché lo fanno . Certo, questo presenta un problema di privacy ma hai sempre la possibilità di non utilizzare il servizio. Penso che sia importante conoscere questo problema e prendere una decisione informata sull'opportunità o meno di condividere le proprie e-mail con questa azienda.

Per molte persone, questa è una bandiera rossa istantanea e non useranno il servizio e questo è perfettamente ok. Dai un'occhiata alla politica sulla privacy di Mailbox (che ora è la politica sulla privacy di Dropbox) e decidi se l'app è adatta a te.

L'altro problema oggettivo con Mailbox è il numero di badge. Se vuoi che il conteggio dei badge rifletta il conteggio dei messaggi non letti e questo è un dealbreaker, l'app non fa per te .

Se ti piacciono le organizzazioni di email complesse e hai un sacco di tag e cartelle configurati in Gmail con più regole personalizzate, Mailbox probabilmente non fa per te. È possibile convertire il proprio lavoro in elenchi di cassette postali, ma se si fa molto affidamento sulle proprie regole, si rischia di creare problemi al flusso di lavoro.

Conclusione

Non c'è dubbio che la casella di posta elettronica è un'applicazione altamente focalizzata e ben scritta che, se si adatta al tuo flusso di lavoro, ti piacerà.

D'altra parte, impone un flusso di lavoro email specifico su di te che potrebbe non piacerti. Lo considero un professionista, ma altri potrebbero considerarlo un aspetto negativo. Questo, insieme a una politica sulla privacy che alcuni potrebbero considerare un incubo, metterà molte persone fuori.

Suggerisco almeno di provare l'applicazione . Soprattutto, per me, ha tolto il senso di urgenza creato da molte e-mail nella mia casella di posta - mi ha dato la pace della mente.