Crea, invia e gestisci le fatture senza sforzo con i tabulati

La fatturazione può essere un problema, soprattutto se sei un libero professionista, poiché la tua forza potrebbe essere la scrittura, la progettazione o lo sviluppo web e non la contabilità. Gestirlo manualmente ti darà probabilmente dei grattacapi, soprattutto quando ti trovi in ​​difficoltà per rispettare le scadenze.

A meno che tu non abbia il budget per ottenere il tuo commercialista, è ora che inizi a cercare uno strumento in grado di soddisfare tutte le tue esigenze di fatturazione. A tal fine, presentiamo a voi Billbooks.

Billbooks è un servizio di fatturazione online basato sul cloud che ti aiuta a creare, inviare e gestire le tue fatture e, inoltre, ti aiuta a monitorare le tue finanze. Ha una serie di fantastiche funzioni e una grande struttura dei prezzi orientata verso liberi professionisti e piccole start-up. Diamo un'occhiata a Billbooks e cosa ha da offrire.

Iniziare con Billbooks

Billbooks è un servizio online basato su cloud che ti aiuta a gestire le fatture aziendali. Invece del normale accesso al social network, la registrazione richiede il nome della tua azienda, il tuo nome, un indirizzo email, un nome di dominio e una password.

Al momento della registrazione, verrai indirizzato all'interfaccia principale dei Billbook.

La barra dei menu sul lato sinistro della dashboard elenca i quattro tipi di elementi che è possibile creare nei raccoglitori. Billbooks supporta le scorciatoie da tastiera per navigare tra questi quattro elementi, vale a dire Fattura (I), Preventivo (E), Cliente (C) e Spese (X). Hai anche accesso alle visualizzazioni elenco per tutti questi elementi, in cui puoi gestire e modificare gli elementi.

Gestire le vostre esigenze di fatturazione

Diamo prima un'occhiata a come creare e gestire le fatture.

Fatture

La schermata Nuova fattura di Billbook è uno strumento completo per la creazione di fatture, con tutti i campi necessari per una corretta fattura. Hai la possibilità di specificare i destinatari della fattura (sia dalla tua parte che dal lato del cliente), intitolare la fattura, nonché aggiungere nuove linee, articoli e imposte ai Billbook.

C'è anche un pannello laterale Impostazioni rapide in cui puoi personalizzare la valuta, la data di scadenza, se la fattura è ricorrente, e se ci sono eventuali spese di trasporto o sconti applicabili alla fattura.

Le fatture sono categorizzate in Bozza, In sospeso, Chiusa, Disputata e Ricorrente . È possibile spostare una fattura da una categoria alla successiva dalla barra laterale nella vista fattura, come ad esempio In attesa nella vista fattura Draft . Qui è anche possibile inviare, modificare, stampare, duplicare e cancellare le bozze di fatture.

Ricorda che spuntando l'opzione Ricorrente nella barra laterale Impostazioni rapide di una fattura si salta la fase Bozza e si invia la fattura direttamente alla categoria Ricorrente. Se hai bisogno di tracciare la cronologia delle tue fatture, c'è una sezione Storia, che mostra quando una fattura è stata modificata.

Le stime

Se devi inviare preventivi (o citazioni), è qui che li crei. La schermata Nuova stima è quasi la stessa della schermata Nuova fattura, con alcune differenze. Ci sono meno opzioni nel pannello laterale Impostazioni rapide e un diverso set di opzioni della barra laterale quando si visualizza la stima.

Le stime non sono classificate come fatture; hai solo le categorie Draft e Sent per le stime. La barra laterale sembra quindi leggermente diversa, con un'opzione Converti in fattura al posto di In attesa .

Non preoccuparti se hai un sacco di fatture e stime da gestire. Billbooks ha una funzione di ricerca in tempo reale che ti consente di cercare rapidamente tra i tuoi documenti.

Sono disponibili anche opzioni di anteprima rapida, accessibili dal triangolo rivolto verso il basso a destra di una fattura o una stima. Questa rapida anteprima ti consente di dare un'occhiata veloce alla fattura senza aprirla.

Fatto con una fattura o un preventivo? Quindi, inviarlo via e-mail. Billbooks ti consente persino di allegare file alle tue fatture e alle tue stime . Supporta anche formati come DOC, XLS, PDF, PPT, PNG, JPG e ZIP. C'è un limite di dimensioni del file di 5 MB per gli allegati.

Gestione dei clienti e delle spese

Puoi gestire i tuoi account cliente tramite l'opzione client. Il pulsante Client aprirà una finestra mobile per la creazione di un nuovo client per le fatture e le stime. A questo punto, non è necessario riempire tutti i campi. Billbooks richiede solo il nome di una società e i dettagli di contatto del tuo contatto principale. Tuttavia, è bene riempire tutte le informazioni per scopi di conservazione dei registri.

Il supporto multilingue di Billbooks è utile qui, in quanto è possibile selezionare la lingua in cui si desidera inviare le fatture in base alle preferenze del cliente. Le lingue supportate includono inglese, olandese, spagnolo, tedesco e francese.

Tracciamento delle spese

Come l'opzione Client, l'opzione Expense apre una finestra mobile che ti consente di creare una nuova spesa, per il tracciamento delle spese e la capacità di reporting di Billbook. È inoltre possibile classificare tali spese e assegnarle a determinati clienti, se applicabile.

Se vuoi vedere tutte le tue spese, puoi cliccare su Spese nella barra laterale di sinistra. Questo ti porterà alla vista Spese, dove puoi filtrare e ordinare le tue spese per data, cliente e categoria, tra gli altri. Puoi anche modificare e creare nuove spese qui.

Rapporti di profitti e perdite

Infine, Billbooks ha una sezione speciale sulla generazione di rapporti di profitti e perdite per la vostra azienda. Non è lo strumento più completo disponibile ma, di nuovo, non è una vista comune nelle applicazioni di fatturazione.

È possibile scegliere il periodo del rapporto, annuale, semestrale o trimestrale. È inoltre possibile impostare una data di fine per il report e scegliere di visualizzare le entrate basate sul denaro o sul reddito.

Il report può quindi essere scaricato in PDF o esportato in formati Excel o CSV . Puoi anche stampare il rapporto direttamente dal tuo browser.

Opzioni di pagamento

Billbooks supporta molte opzioni di pagamento che sono buone notizie sia per te che per i tuoi clienti. In Metodo di pagamento, è possibile collegare le fatture a servizi di pagamento quali PayPal per i trasferimenti online e Stripe per ricevere il pagamento con carta di credito.

Naturalmente, avrai bisogno di avere un account con uno qualsiasi di questi servizi prima di poterli integrare nelle tue fatture. L'integrazione di uno qualsiasi di questi servizi nelle fatture aggiunge l'opzione Esegui pagamento, che i clienti possono utilizzare per effettuare i pagamenti.

limitazioni

Tutto sommato, Billbooks è un servizio incredibilmente utile, ma non senza alcune limitazioni. Ad esempio, non è possibile creare il proprio layout di fattura e solo scegliere tra alcuni modelli preimpostati. Anche la funzione di fatturazione ricorrente non è del tutto flessibile, con tempi preimpostati che non è possibile adattare alle proprie esigenze.

Conclusione

Tuttavia, una delle cose migliori di Billbooks è il suo sistema di prezzi: non ci sono canoni di abbonamento mensili o annuali da pagare . Invece, acquisti un pacchetto prepagato di fatture. I pacchetti prepagati partono da $ 10 per 20 fatture fino a $ 60 per 200 fatture .

Al primo accesso, ottieni anche 3 fatture gratuite per provare i Billbook. Le stime non vengono conteggiate per le fatture prepagate, pertanto puoi creare tutte le stime che desideri e verranno fatturate solo quando invii le fatture.

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